给会议治病


2013-07-10 11:41 金沙电子88128cc开户企业 叶敏

会议是企业管理沟通的一个重要的方式,会议效率的高低直接影响企业管理的效果,但会议的效果总是不尽如人意&hellip”&hellip”会风不改,改革难行;作风不改,改革不行。一个企业良好局面的发端,从会议开始;会议要高效,不妨先治治会议的病

会议的目的何在?是否有必要开?是否需要准备相关的资料以保证会议达到目的?是否明确了会议的议程?会议的议程是否高效?何时何地何人参会?会议室是否准备妥当?会议效率如何?有没有真正解决问题?会议决议有没有实行?实行效果如何?&hellip”&hellip”会前会议召集人或组织部门事前要确定会议整个议程,会议需精心筹划,细心酝酿,充分准备,凡事预则立,不预则废,需要会前充分准备才能让会议开的有价值。

主持人是会议的灵魂,其最重要的角色是保证讨论不偏离主题,专注于解决问题,达成既定目标,让与会者说到重点,掌握会议纪律和进度。主持人最核心的角色,是在讨论尤其是争论中去了解事情的真相,对会议中反应出来的问题作好记录,并引导大家去商议解决的办法。

一个良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。会议的传达对于整个企业的运作达到一个沟通桥梁的作用,所以保证会议要有内容,明确要解决的问题,开门见山、直奔主题是关键;会议要创造出一种宽松、坦诚的气氛,有利于思想的交流与沟通,提高会议效率。

严格会议纪律,会议与会人员安排合理恰当,与会人数必须严格控制,特殊情况外不可缺会;严肃会场纪律,会议安排发言的人不得借故推脱;会议进行中不得接打电话和吹牛开小会,也不得到会场外以吸烟为由集聚闲谈。

会议不可而不而不而不行,浪费会议的财务成本和参会者的精力、时间,却完全没实现会议的效益,而在单纯而不而不的会议中,时间消逝,会议就这样无限度地被拉长了,却无一意义。因此应该明确会议记录人员,会议结束后形成会议纪要和工作安排,并明确会议决议的任务的完成时间,负责人,然后由履职监察部门进行督办。

会议时间合理安排,一般会议时间以一小时为宜,大型会议也不应超过两个小时。生理学家认为,脑力的最佳状态只能保持45分钟,人在生理上产生疲劳感的临界点是一小时;在超负荷的脑力下思考,相信也事倍功半了。马拉松式的会议,也正是最被员工诟病、敬而远之的,如果开会只需聆听报告,则以书面或通知即可,何必劳师动众,取消一些不必要会议,让各自体系自行良好运转,有利于管理提效。当然会议过多也使得那些会议专业户长期处于会议综合疲劳症状态,既不利于工作的创新与发展,也不利于身心健康。会议过多,一方面必然影响重点工作的突出,什么工作都很重要,那还有何重点工作可言;一方面是浪费了诸多的纸张、电力和财力不说,还耗费了很多人宝贵的精力和时间。大家应该核算一下会议成本,四十个人在会场坐两个小时等于有八个人一天没有做事, 这对于一个企业来讲,是多大的浪费。更重要的是花了如此多的会议成本,效率如何?

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