小档案 大意义

——浅论档案管理在物资采购管理中重要性


2017-06-07 09:05 物资企业 张敏

近日,无论在集团企业采购与物资管理月度视频会议上还是集团企业以“采购管理优化与制度体系建设”主题的制度大讲堂上,物资管理部简英俊主任多次强调二级物资服务体系正常运行和规范运作,要确保业务管理规范,强化招标评标业务流程的过程写实管理。要树立规范运作的红线,所有采购与物资管理人员要坚守法律和纪律的底线。显而易见,采购档案即是采购与物资管理项目实施全程的重要记录、重要依据和真实反映,也是落实集团企业、贵州企业阳光采购过程写实管理的重要依据,更是防范采购风险,提升采购管理水平的必然要求。

 2016年物资企业共完成10次集中招标,共计43个项目和四个批次非招标采购,共计46大项物资。完成集中招标节约资金2398万元,完成二级非招标采购节约资金125.47万元,每批次采购都严格实行相关采购流程,在集采平台和电子商城平台上实行阳光采购,全年未发生任何投诉事件,实现全年“零违纪”和“零投诉”目标。这些成绩的背后有一个强大后盾作支撑——档案管理。物资企业自组建以来持续开展档案标准化管理,严格按照《档案管理办法》规定的标准进行整理,准确、及时归挡,为企业各项业务规范开展做到有力的数据支撑。
    2016年,在集团企业“采购与物资管理双提升”检查活动中,物资企业按照检查组要求,分门别类地提供清晰完整的采购台账和合同台账,每一个采购项目均完整保存了从采购计划、采购过程、采购报告、审批意见到合同等资料,招标采购档案和非招标采购档案管理得到了检查组高度评价,档案管理的规范性进一步促进了采购活动的规范性。
  采购档案管理是指对采购档案的归档、收集、保管、鉴定、借阅、销毁等各个环节的总称。物资采购档案资料归档工作,可分为整理、归档、组卷三个步聚和阶段。文件归档是采购活动的最后一个环节,它看似简单,实际上起着举足轻重的作用,若不及时归档,整理起来费时费力,而且由于采购周期长,稍有疏忽就容易发生文件遗失。物资企业的采购档案设有两道重要“关口”。

    一是招标服务部设置专责人员负责按照招标采购和非招标采购流程的各个环节,整理采购人员在物资采购工作中形成的、有效的文字、图表、报告等各种形式的历史记录,保证档案的真实性和完整性。主要资料有采购计划任务书、采购方式和采购文件审批表、需求单位提供的采购物资技术规范书、物资采购的招标谈判、询价组织工作文件以及变更、修改、澄清和补充文件、供应商的投标文件、报价文件,采购报告,合同履行及纠纷处理等文件资料、质量监督验收等文件资料。

二是综合管理部设置档案管理专责人员负责所有档案管理,主要对所移交的采购资料,按照档案标准进行归档和组卷。同一物资采购项目组成一卷档案。每卷档案编一个档案号。每卷档案可以分装若干个档案盒。不同物资采购项目采购资料不得混装。编档案号 档案号由全宗号、保管期限代码、门类代码、种类代码、年度、卷号和件号七部分组成。其格式为:全宗号-保管期限代码-门类代码.种类代码-年度-卷号-件号。规范统一的采购档案管理为采购活动的规范性提供了有力支撑。

小小档案管理蕴含着重要的意义。采购档案资料是反映采购活动过程的真实记录,是直接反映物资企业运作是否规范的有效途径,判断采购活动是否规范的基本依据,只有保持真实性和完整性,才具有支撑力。档案规范化管理也将成为推动规范运作和阳光采购的有力抓手,也将进一步积极推进物资企业依法治企,规范动作。


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